ปรับตัว อยู่รอด เติบโต เป็นความมุ่งมาดปรารถนาอย่างแรงกล้าของผู้บริหารธุรกิจ เจ้าของธุรกิจ ตลอดถึงทีมงานทุกคน องค์กรจะปรับตัวได้สำเร็จนั้นต้องผสานกำลังทุกส่วนทั้งคน (people) กระบวนการทำงาน (process) และเทคโนโลยีที่ช่วยในการทำงาน กอรปกับความเข้าใจอย่างชัดเจนว่า สิ่งใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลงนั้นคืออะไร เราต้องตอบสนองอย่างไรจึงจะถูกจุด ถูกทาง เช่น วัตถุดิบ และสินค้าขาดตลาด การปรับเปลี่ยนเพื่อลดความเสี่ยงไม่ให้วัตถุดิบขาดจนกระทั่งผลิตไม่ได้ ไม่มีสินค้าขาย ต้องทำอย่างไร หรือ คนไม่กล้าจะออกไปเดินซื้อสินค้า แต่ใช้การสั่ง online แทน
เราจะต้องบริหารจัดการอย่างไร จะต้องจัดการกับค่าส่งสินค้าที่เพิ่มขึ้นอย่างไรเมื่อต้องขายแบบ delivery จะต้องบริหารการผลิตอย่างไรให้ทันกับความต้องการ จะผลิตสินค้าชนิดไหนเท่าไหร่ ให้สมดุลจำนวนวัตถุดิบที่มี และคำสั่งซื้อสินค้านั้นๆ รวมถึงจะต้องบริหารจัดการสินค้าให้ถึงศูนย์กระจายสินค้า และถึงมือผู้บริโภคอย่างไร อย่างเหมาะสมทั้งในเชิงธุรกิจ การรักษาสัมพันธภาพกับทั้งคู่ค้า ลูกค้า พนักงาน และความรับผิดชอบต่อสังคม เรื่องราวการบริหารเหล่านี้ คือการจัดการ Supply Chain อย่างยืดหยุ่น คล่องตัว มีประสิทธิภาพ
Supply Chain Management ที่มีความเป็นระบบ มีขั้นตอนกระชับ มีความยืดหยุ่นและความสะดวกพอสมควรในการปรับเปลี่ยน เป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ มีสมรรถนะ ที่จะช่วยให้องค์กรปรับตัว อยู่รอดและเติบโต Supply Chain จะรับมือกับการขาย ความต้องการของลูกค้าที่มีความผันผวนสูงมาก ซึ่งความผันผวนที่เกิดขึ้นนำสู่กระบวนการทำงานที่เปลี่ยนแปลงใน 7 มิติด้วยกัน
1. Improve Inventory Visibility
ในสถานการณ์ปัจจุบัน การอัปเดตข้อมูลสต็อกแบบ Real-Time เป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อการบริหารการจัดซื้อ และการขาย การบริหารสต็อกต้องเปลี่ยนจากการ minimize เป็นต้องมีจำนวนเผื่อไว้อย่างเหมาะสม เพื่อลดความเสี่ยงสินค้าขาดตลาด อีกทั้งต้องมั่นใจว่าข้อมูลสต็อกได้รับการ update real time ให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายซื้อ และผู้บริหาร เพื่อสามารถตัดสินใจซื้อในปริมาณที่พอเพียงต่อการขาย และปริมาณที่อาจจะเกิดขึ้นเพิ่มเติม
2. Manage Supply & Demand
ยิ่งความต้องการสินค้านั้นๆ ผันผวนเท่าไหร่ สินค้ายิ่งหายาก การบริหารจัดการวัตถุดิบจาก supplier การกระจายสินค้าให้ถึงมือลูกค้าอย่างเหมาะสมในเชิงปริมาณ และเวลา องค์กรจะต้องสร้างสมดุลในการจัดการทั้ง supply and demand จัดการกับ supplier วัตถุดิบ หรือ vendor สินค้า การบริหารศูนย์กระจายสินค้า (warehouse) ทั้งขององค์กร ตลอดถึงของ reseller ของ retailer เพื่อให้สินค้าถึงมือลูกค้าได้เร็วที่สุด สินค้าจะต้องกระจายให้ได้อย่างทั่วถึงตาม priority และสัดส่วนของจำนวนสินค้ากับจำนวนที่มีการสั่งซื้อของลูกค้า และประวัติการซื้อในอดีตเพื่อลดปัญหาการกักตุนสินค้า เพิ่มโอกาสในการขายให้กับองค์กร คงความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า ลูกค้า เพิ่มความโปร่งใส ความชัดเจนในการทำงานร่วมกันกับทุกภาคส่วน
3. Adopt a fast, flexible pipeline planning system การ Regenerate
แผนต้องทำได้ 2-3 ครั้งต่อสัปดาห์ เพื่อให้ทันกับความต้องการที่คาดไม่ถึง ถ้าทำอาทิตย์ละครั้ง หรือ เดือนละ 2 ครั้งเช่นในอดีต ก็จะเกิดความเสี่ยงที่จะหาวัตถุดิบไม่ทัน ผลิตไม่ทันตามความต้องการ ไม่สามารถตอบสนอง “refill signal” ได้อย่างทันการ ทำให้เสียโอกาสการขาย
4. Use real-time analytics to measure volatility of demand
ความการผันผวนที่เกิดขึ้นทั้งกับวัตถุดิบ สินค้า และความต้องการของลูกค้า ไม่ควรใช้วิธีการกำหนด stock แบบ min / max หรือ reorder point อีกต่อไป เพราะการจัดการแบบนี้ไม่สร้างโอกาสในการผลิตและขายเพิ่มให้องค์กรได้ แต่จะต้องใช้การจัดการแบบ just in case แทนที่ just in time และการ forecast จำนวนสินค้าและวัตถุดิบที่ต้องการตามสถานการณ์และแนวโน้ม จะช่วยเพิ่มโอกาสเติบโตท่ามกลางวิกฤตได้
ปัจจัยที่สำคัญในการใช้ระบบ Microsoft Navision หรือ Microsoft Dynamics 365 Business Central กับองค์กรธุรกิจคือ
5. Improve forecasting models
ในระยะ 30 ปีที่ผ่านมาการ forecast ใช้ข้อมูลแค่ 2-3 ปีเท่านั้น และ ความต้องการสินค้าไม่ค่อยผันผวน แต่เมื่อโควิดมาเยือน ความต้องการสิ่งต่างๆ ก็มีแบบตกใจบ้าง กลัวว่าห้างจะไม่เปิด หรือ ซื้อไว้ขายต่อบนโลก social เราจึงต้องปรับปรุงการคาดการณ์ด้วยการ collaborate ทุกฝ่ายตั้งแต่ต้นน้ำ ถึงปลายน้ำ ผู้ผลิตวัตถุดิบ ผู้ประกอบชิ้นส่วน สายการบิน สายเรือ ตู้คอนเทนเนอร์ และผู้ให้บริการกระจายสินค้าในท้องที่ ณ เวลานี้หัวใจสำคัญของการทำธุรกิจคือ การสร้างแผนงาน กระบวนการทำงานต้องมีที่มาจากข้อมูลเชิงวิเคราะห์อย่างถูกต้อง real time รวมถึงความพร้อมในการจะปรับเปลี่ยนเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอย่างเหมาะสม และเสี่ยงน้อยที่สุด
6. Diversify suppliers
ที่ผ่านมาองค์กรต่อรองกับหลาย supplier แต่จะซื้อกับ supplier เพียงรายเดียวด้วยเหตุผล ต่อรองด้วยจำนวน แต่ในสถานการณ์ที่ไม่มีใครคาดคิดว่าสินค้าจะขาดตลาด เช่น กระดาษทิชชู, อุปกรณ์และชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ (CPU, monitor, mouse, etc.) ยางยืด, เครื่องวัดอุณหภูมิ, บรรจุภัณฑ์ เป็นต้น นี่คือเหตุผลที่นำมาซึ่งความจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องจัดการระบบจัดซื้อ และการหา supplier ใหม่ที่ต้องกระจายไปหลายประเทศ มี time zone แตกต่าง และอาจจะต้องรวมถึงการมองหา supplier ที่มีการบริการจัดการธุรกิจ ทั้งต้นทุนและการกระจายสินค้าที่แตกต่างกัน เพื่อเพิ่มโอกาสในการจะได้วัตถุดิบ หรือสินค้านั้นๆ มาผลิต มาขาย และลดความเสี่ยงในการขนส่ง เช่นอาจจะมีสินค้า แต่ขนส่งไม่ได้ เพราะขาดตู้คอนเทนเนอร์ หรือ พื้นที่ถูก lock down การบริหารจัดการ supplier แบบนี้จำเป็นต้องมีบุคลากรที่มีความสามารถ และระบบการจัดการที่รองรับความซับซ้อนในกระบวนการทำงานเพิ่มขึ้น เช่น ไม่เคยต้องโอนเงินจองสินค้า แต่ตอนนี้ต้องรีบโอนภายใน 1-2 ชั่วโมง ถ้าทำไม่ทันสินค้าจะหมด การปรับตัวจะไม่เกิดขึ้น หรือเกิดขึ้นแต่อาจจะล้มเหลวแม้คนทำตั้งใจเต็มที่ แต่ไม่มี process ที่ดี ไม่มีเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการ เพราะเทคโนโลยีจะช่วยสร้าง process การทำงานที่ทุกคนมีส่วนร่วม และทำให้เห็นข้อมูลทุกอย่างบนระบบ มีข้อมูลที่ชัดเจนที่ช่วยให้การสั่งซื้อจำนวนเท่าไหร่ การสั่งจองจำนวนเท่าไหร่ หรือ ไม่สั่งซื้อ เป็นไปเพื่อประโยชน์ขององค์กรสูงสุด
7. Create new distribution networks & channels
ทั้งการผลิต การซื้อ การขาย ที่ต้องตอบสนองพฤติกรรมใหม่ๆ ของผู้บริโภค ตอบสนองวิกฤติการณ์และความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ซึ่งมีแนวโน้มแล้วว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะอยู่กับโลกอีกนาน จะไม่ใช่แค่เหตุการณ์เฉพาะหน้าอีกต่อไป ดังนั้น การเพิ่มช่องทางในการจะได้สินค้า และวัตถุดิบมาจึงเป็นเรื่องใหม่ๆ ที่ต้องทำ จากเดิมที่ผู้ซื้อไม่ต้องง้อผู้ขาย แต่สิ่งนี้เปลี่ยนไปแล้ว การสร้าง networks ที่แข็งแกร่ง การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง supplier ต้นน้ำกับเราที่เป็นผู้ซื้อเป็นเรื่องที่ต้องเร่งกระบวนการให้มีให้ได้ เป็นหลักประกันว่าเราจะจองสินค้าได้ทันเวลา การเพิ่มช่องทางการซื้อการขาย ทั้งบนโลก offline online ก็ต้องเร่งทำจะเริ่มต้นจากช่องทางใดๆ ก็ต้องทำให้สำเร็จ เช่นเดียวกันการเพิ่มช่องทางการจัดส่งสินค้า จากเดิมอาจจะจัดส่งเอง ปัจจุบันอาจจะต้องใช้บริการขนส่ง ซึ่งสามารถบริหารต้นทุนได้ดีกว่า
ทั้งหมดทั้งมวล เป็นความคิด เป็นกลยุทธ์ ที่ต้องมีการลงมือทำอย่างจริงจัง และยังต้องการเครื่องมือในการทำ
นั่นคือ Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management & Finance (Microsoft Dynamics 365 Finance & Operation).
บริษัท ภัทร โปรเกรส จำกัด พร้อมให้บริการ implement ระบบ Microsoft Dynamics 365 ภายใต้เงื่อนไขของ โลกใหม่ ทุกธุรกิจต้องปรับระบบบริหารจัดการ Supply Chain ทั้งระบบ เช่น Sale insight & Customer Engagement, Online & Offline selling channel, Light & Lean Operation, Accounting & Finance Mana, HR Management (recruit, learning & talent management), Data Analysis for Agile Business รวมถึงการจัดการ data center ทั้งระบบ VM, HCI และ Cloud อีกทั้ง สิ่งที่ต้องใส่ใจมากขึ้น คือ การปกป้องและความ ปลอดภัยของระบบ และข้อมูล (network and data security) เพื่อรับมือกับ cyber crime และ มาตรฐานการทำ การค้าร่วมกันในระดับสากล (GDPR).
