การเลือก ERP มีสิ่งที่ต้องเลือกหลักๆ 2 ส่วน คือ จะใช้ค่ายไหน เทคโนโลยีใด และอีกส่วนคือ ผู้ให้บริการ

จะเลือกค่ายไหน หรือใคร ก็ต้องเริ่มจากความเข้าใจธุรกิจของเราเองก่อน เข้าใจว่าธุรกิจของเราเป็นธุรกิจอะไร ผลิตอะไร ขั้นตอนและสูตรในการผลิตซับซ้อนขนาดไหน, เป็น trader – dealer – distributer – retail, ถ้าเป็นธุรกิจบริการ เราเงื่อนไข มี model แบบไหนในการว่าจ้าง และเก็บเงิน

เก็บรวบรวมความต้องการของ user แต่ละแผนก รวมถึงปัญหาในการทำงาน สิ่งที่ user ต้องการหากมีโปรแกรม ERP ใหม่ หรือ เชิญผู้ให้บริการมาคุยภาพกว้างๆ ให้เห็นความสามารถของโปรแกรม พิจารณาดูเค้าโครงคร่าวๆ ว่าพอจะลงตัวกับธุรกิจและความต้องการของเราแค่ไหน  โดยทั่วไปโปรแกรม ERP มีตั้งแต่ระบบที่เหมาะกับองค์กรที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจ ธุรกิจไม่ซับซ้อน ยกระดับขึ้นมาก็คือ ระบบที่รองรับธุรกิจที่กำลังขยาย มีความซับซ้อนในการทำธุรกิจ สิ่งที่ต้องทำตามที่ลูกค้าร้องขอมากขึ้น และระบบที่รองรับความต้องการระดับสูง เช่น  มีหลายธุรกิจในเครือ  มี transaction จำนวนมาก, item & sku หลายหมื่น ต้องการ AI ช่วยให้การทำงานเป็นระบบอัตโนมัติ และอัจฉริยะ ทั้งนี้จะเลือกระดับไหนก็ต้องคิดว่าองค์กรควรจะปรับการทำงานเข้าสู่มาตรฐานสากลให้มากที่สุด ส่วนที่ต้องคงไว้ก็ต้องเป็นส่วนที่เป็น core competitive advantage ของเรา

เลือก ERP ดีๆ จะใช้ได้อย่างน้อย 10 – 15 ปี ปัจจัยหลักในการตัดสินใจเลือก คือ ตอบโจทย์ปัจจุบันและรองรับการขยายธุรกิจในอนาคตได้ บริษัทยินดีจ่ายที่เท่าไหร่ การ implement ERP แต่ละครั้งต้องใช้ทรัพยากร คน เวลา เงิน เต็มที่ดังนั้นลงทุนแล้วต้องเอาให้คุ้ม เลือกแบบจ่ายน้อยก็อาจจะไม่ส่งผลต่อการปรับมาตรฐานให้สูงกว่าที่เป็นมา หรือ จ่ายมากไปก็ไม่เหมาะ เงินทองนั้นหายาก!

ส่วนการเลือกผู้ให้บริการ บริษัทและทีมงานรับผิดชอบดีแค่ไหน ความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์น่าไว้วางใจไหม มี referent sites มากน้อยน่าเชื่อถือไหม ทีมงานมากพอจะรับงานได้ไหม ที่ว่าทำได้ “yes” จริงไหม? และเขากับเรา click กันแค่ไหน

การเตรียมตัวก่อน implement ERP

1. กำหนดเป้าหมายการใช้ ERP ให้ชัดเจน ทั้งเนื้อหาและเวลา และการวางแผนใช้งาน ERP ให้มีประโยชน์สูงสุด
2. กำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วน และทั้ง project เตรียมบุคลากรให้ครบ กำหนด focal point ตัวกลางในการประสานงาน
3. ทบทวนความต้องการของแต่ละแผนก เก็บรายละเอียดสิ่งที่ต้องปรับ รวมถึงรวบรวมปัญหาให้มากที่สุด อย่างน้อยระบบ ERP ใหม่ต้องตอบโจทย์
4. เตรียมฐานข้อมูล และ clean ข้อมูล ซึ่งปกติเมื่อถึงเวลา implement ผู้ให้บริการจะมี format ข้อมูลให้แต่ละฝ่าย เพื่อสร้างโครงสร้างฐานข้อมูล
5. เตรียม data center – server & storage หรือ ถ้าไป cloud ก็ไม่ต้องเตรียม เช็คปริมาณ transaction อีกครั้ง เพื่อให้ผู้บริการ sizing server, cloud ที่เหมาะสม รวมถึงการเผื่อ data growth
6. เตรียมใจ ตื่นเต้นที่จะมีส่วนร่วมในการใช้ ERP การสร้างนวัตกรรมระบบการทำงาน เตรียมเคลียร์เวลาที่ต้องทำทั้งงานปัจจุบัน และงานเพื่ออนาคต

การจัดการในช่วง Implement ERP

1. แม่นในข้อกำหนด ข้อตกลง และแผนงานที่ได้จัดทำขึ้น checklist ชัดเจน ครบถ้วน งานอะไร ใครทำ เมื่อไหร่
2. ติดตามงาน update ตามระยะเวลาที่กำหนด
3. มีการประชุมภายในเพื่อพิจารณาร่วมกันในประเด็นสำคัญ หาข้อสรุปว่าความต้องการที่แท้จริงคืออะไร ปัญหาที่ต้องแก้ไขคืออะไร รวมถึง ตรวจสอบเอกสารการส่งงานในแต่ละขั้นอย่างรอบคอบ แต่ต้องไม่ใช้เวลาเกินกว่าที่กำหนด และอย่าติดกับปัญหาจุกจิก
4. มีการประชุมร่วมกับผู้ให้บริการตามเวลาที่กำหนด หรือ ก่อนกำหนดในกรณีที่เห็นว่างานอาจจะไม่คืบหน้า
5. เตรียมข้อมูลให้ถูกต้อง และตรวจสอบว่า clean แล้วจริงๆ เพื่อจะได้ไม่เป็นขยะในระบบใหม่ พร้อมกรอก หรือ import เข้าสู่ format ใหม่
6. เชิญระดับผู้บริหารเข้าร่วมประชุม นำเสนอข้อมูลความคืบหน้า และ งานคงค้าง ทบทวนเป้าหมายร่วมกันเป็นระยะๆ
7. เตรียมความพร้อมในส่วนของคน อุปกรณ์ สถานที่ในการประชุม การทดสอบ การอบรม
8. เตรียม test cases เพื่อให้มั่นใจว่าตอบโจทย์ได้มากที่สุด user มีประสบการณ์ตั้งแต่การทำ workshop
9. เตรียมงบประมาณทานข้าวเที่ยง ข้าวเย็น ร่วมกันเล็กน้อยในช่วงเวลาที่ต้อง อึด ถึก ทน แล้วทุกอย่างจะผ่านไปอย่างสดใส เตรียมฉลองความสำเร็จ

ERP ที่เก่งๆ ใช้งานง่าย มีตัวไหนบ้าง

Microsoft Dynamics 365 Business Central มาพร้อมกับ AI ซึ่งช่วยประสานการทำงานทุกส่วนงานให้เป็นหนึ่งอย่างอัตโนมัติ และอัจฉริยะ ทุกส่วนงานจะทำงานร่วมกันบนระบบเดียวกัน ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน อยู่บน workflow เดียวกัน ทำให้การทำงานปราดเปรียว ลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด ลดเวลา AI จะช่วยขจัดขั้นตอนซ้ำๆ การทำรายงาน “aging” เจ้าหนี้ ลูกหน้า สินค้าได้อย่างอัตโนมัติ ที่สำคัญ AI สามารถแจ้งเตือน และแนะนำ “next action” โดยอัตโนมัติ เช่น การซ่อมบำรุง การเก็บเงิน
ภายใต้ Microsoft Dynamics 365 นอกจากจะมี Business Central แล้วยังมี Supply Chain Management (SCM), Finance, HR, Sales (CRM), Service (Customer Services, Field Services) ซึ่งทั้งหมดมี AI และ Copilot เป็นตัวขับเคลื่อน